Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna bedriva och administrera föreningens verksamhet. Det kan bland annat handla om att:

• administrera medlemskap, bokningar, grupper, träningar och andra aktiviteter,
• kommunicera med medlemmar och vårdnadshavare,
• hantera medlems-, tränings-, tävlings- och andra avgifter,
• administrera tävlingslicenser, tävlingsanmälningar och resultat,
• hantera närvaro, statistik, utbildningar och ansökningar om bidrag,
• hantera samtycken och information om bild- och filmpublicering,
• samt, när det behövs för deltagarens säkerhet, behandla uppgifter om allergier eller annan relevant hälsoinformation.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter som behandlas beror på vilken del av verksamheten du deltar i. Det kan exempelvis vara medlems- och kontaktuppgifter, information om grupp och aktiviteter, betalnings- och licensuppgifter, närvaro, uppgifter om lämnade samtycken samt, när det är nödvändigt, allergi- eller andra relevanta hälsouppgifter.

Rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter endast när det finns en rättslig grund. Vilken grund som används beror på ändamålet med behandlingen.

Allergier & andra hälsouppgifter

I vissa delar av verksamheten behöver vi känna till allergier eller annan relevant hälsoinformation för att deltagandet ska kunna genomföras på ett säkert sätt. Det kan exempelvis gälla vid ordinarie träningar, läger eller andra aktiviteter där ansvariga ledare behöver kunna förebygga en allergisk reaktion och agera om något inträffar.

Uppgifter om hälsa är känsliga personuppgifter och behandlas därför med särskild försiktighet. När sådana uppgifter registreras med stöd av samtycke inhämtas ett uttryckligt samtycke för det aktuella ändamålet.

Vi samlar endast in information som behövs och begränsar åtkomsten till personer som behöver uppgifterna för sitt uppdrag. Ledare har endast tillgång till medlemsinformation för den eller de grupper som de ansvarar för.

Vid exempelvis läger kan ansvariga ledare få tillfälliga listor med information som behövs för deltagarnas säkerhet. Sådana tillfälliga listor samlas in och förstörs när de inte längre behövs.

Vem kan ta del av uppgifterna?

Personuppgifter är endast tillgängliga för de personer inom föreningen som behöver dem för sitt uppdrag. Det kan exempelvis vara kanslipersonal, behöriga administratörer och ansvariga ledare.

Vi använder SportAdmin som administrativt system. När SportAdmin behandlar medlemsuppgifter på vårt uppdrag agerar SportAdmin som personuppgiftsbiträde och behandlingen regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal.

Uppgifter kan också, när det behövs för verksamheten, lämnas till exempelvis Gymnastikförbundet, Riksidrottsförbundet, kommunen, tävlingsarrangörer, betalningsleverantörer eller andra leverantörer som behandlar uppgifter för föreningens räkning.

Läs SportAdmins integritetspolicy →

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål de samlades in för. Uppgifter som behövs för medlemskap och verksamhet kan sparas så länge medlemskapet eller aktiviteten pågår och därefter så länge det finns ett berättigat eller rättsligt behov av att behålla dem.

Uppgifter som omfattas av exempelvis bokförings- eller andra lagkrav sparas under den tid som lagen kräver.

Allergi- och hälsouppgifter sparas endast så länge de behövs för det aktuella ändamålet. Tillfälliga utskrifter och listor förstörs när behovet har upphört.

Behandling utanför EU/EES

Om en leverantör eller annan mottagare behöver behandla personuppgifter utanför EU/EES ska överföringen ske i enlighet med GDPR och med de skyddsåtgärder som krävs enligt gällande dataskyddsregler.

Dina rättigheter

Beroende på vilken behandling det gäller kan du enligt GDPR ha rätt att:

• få information om hur dina personuppgifter behandlas,
• begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig,
• få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade,
• begära radering eller begränsning av behandling i de fall GDPR ger dig den rätten,
• invända mot viss behandling,
• i vissa fall få ut uppgifter genom dataportabilitet,
• samt när som helst återkalla ett samtycke för framtida behandling som grundas på samtycket.

Vill du utöva någon av dina rättigheter kontaktar du kansliet på [email protected] .

Samtycke, bilder & publicering

I samband med anmälan får medlemmen eller vårdnadshavaren separat ange om medlemmen får förekomma på bild eller film som publiceras av GF Nikegymnasterna, exempelvis på föreningens webbplats och i sociala medier.

Vi respekterar det val som har registrerats. Samtycke till bild- och filmpublicering är frivilligt och kan återkallas. Om du vill ändra ett tidigare lämnat samtycke kontaktar du kansliet.

Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som redan har skett innan samtycket återkallades.

Barns personuppgifter behandlas med särskild hänsyn till barnets integritet och säkerhet.

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt vill vi gärna att du kontaktar oss så att vi kan undersöka vad som har hänt.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Lämna klagomål hos IMY →